Die Rolle von HR beim Übergang in die Pension

Pensioniert wird man nur einmal im Leben – und die Art und Weise, wann und wie sich Mitarbeitende mit der Pensionierung auseinandersetzen, ist sehr unterschiedlich: Einige Mitarbeitende beginnen frühzeitig, sich aktiv mit der Thematik zu beschäftigen, für andere kommt die tatsächliche Pensionierung dann plötzlich sehr schnell und sie sind entsprechend auch nicht optimal darauf vorbereitet. Human Resources kann hier unterstützen, indem das Thema auf der Zeitachse frühzeitig und dann in einem guten Rhythmus wiederholt und konkretisierend angesprochen wird. Im Folgenden werden drei Phasen skizziert, wie eine Pensionierungsbegleitung durch Human Resources aussehen kann und welche Themen in den einzelnen Gesprächen wichtig sind.

Phase 1: Fünf Jahre vor der Pensionierung

Fünf Jahre vor der Pensionierung ist ein guter Zeitpunkt, das Thema mit den angehenden Pensionären ein erstes Mal aktiv anzusprechen. Die Pensionierung ist noch genügend weit weg, um noch Weichen stellen zu können, sie ist aber nah genug, um sich aktiv damit auseinanderzusetzen. HR führt ein Gespräch, in dem konkrete Fragestellungen lanciert werden können:

Pensionierungszeitpunkt: Hat sich die/der Mitarbeitende bereits Gedanken über eine vorzeitige Pensionierung oder eine Weiterarbeit nach der Pensionierung gemacht? Die Mitarbeitenden können angeregt werden, für sich einen persönlichen Zeitplan zu erstellen und persönliche Meilensteine für den Weg in den nächsten Lebensabschnitt zu formulieren.

Finanzielle Komponenten: Erfahrungsgemäss sind die Mitarbeitenden unterschiedlich über die Altersvorsorge (AHV, Pensionskasse, 3. Säule) informiert – hier hilft es, eine kurze Auslegeordnung zu machen, ohne dass HR aktiv beraten muss. Es geht vielmehr darum, die Instrumente zu erklären und die Mitarbeitenden zu animieren, die nötigen Abklärungen zu treffen.

Informationsveranstaltungen: Für die Pensionierungsphase werden von verschiedenen externen Anbietern Informationsveranstaltungen organisiert. Hier kann HR die Mitarbeitenden unterstützen, indem es die bestehenden Angebote auf ihre Seriosität und Unabhängigkeit prüft und den Mitarbeitenden Empfehlungen abgibt. Einzelne Unternehmen übernehmen für diese Seminare auch die Kosten für die Mitarbeitenden oder lassen solche Seminare intern durchführen.

Generell geht es in diesem Erstgespräch um eine Auslegeordnung und darum, die Mitarbeitenden beim Prozessstart zu unterstützen. Gerade in Bezug auf den Pensionierungszeitpunkt ist es auch für das Unternehmen wichtig, möglichst früh über die Pläne der Mitarbeiterin, des Mitarbeiters informiert zu sein, sodass eine allfällige Nachfolgeplanung früh genug angegangen werden kann.

Phase 2: Zwei Jahre vor dem geplanten Pensionierungsdatum

Im Optimalfall wurden viele Fragen aus der Phase 1 unterdessen geklärt und es geht in diesem Moment vor allem noch um eine Konkretisierung: Haben die angehenden Pensionäre die finanziellen Fragen geklärt, brauchen sie noch Unterstützung? Ist geklärt, ob die Pensionierung ordentlich, also mit Erreichen des Pensionierungsalters, wirksam wird oder ist eine Frühpensionierung beziehungsweise Weiterbeschäftigung nach Erreichen des Pensionierungsalters ein Thema? Spätestens ein Jahr vor der Pensionierung ist es wichtig, dass diese Fragen beantwortet sind, sodass für beide Seiten Planungssicherheit besteht. Aus unternehmerischer Perspektive ist auch zentral, dass spätestens jetzt die Frage nach der Know-how-Übergabe gestellt wird. Wenn Menschen das Unternehmen verlassen, geht immer auch Wissen mit. Jetzt ist noch genügend Zeit, dieses Wissen intern weiterzugeben.

Phase 3: Vier Monate vor dem Pensionierungsdatum

Kurz vor der Pensionierung sollten die zentralen Themen konkretisiert und geklärt sein. Nun geht es darum, mit den angehenden Pensionären anzuschauen, ob die AHV- und PK-Anmeldungen erledigt sind oder ob hier noch Unterstützung notwendig ist. Sind diese Rahmenbedingungen geklärt, geht es um den konkreten Austrittsprozess, in dem unter anderem folgende Punkte zentral sind:

Austrittstag: Irgendwann ist der letzte Arbeitstag und entsprechend muss irgendwann geklärt sein, auf wann dieser terminiert wird. Es ist wichtig, dass die für die ausscheidenden Mitarbeitenden wichtigen Personen anwesend sind – gerade auch im Hinblick auf den zweiten Punkt, die Würdigung.

Würdigung: Für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter ist die Pensionierung oft ein emotionaler Akt. Es ist ein Schritt in die nächste Lebensphase, und egal wie lange er oder sie schon im aktuellen Unternehmen war, es endet eine lange und prägende Arbeitsphase. Diesem Umstand gilt es Rechnung zu tragen und die Mitarbeitenden würdig und angemessen zu verabschieden – einerseits vom Team, aber besonders seitens Unternehmensführung. Entsprechend ist es wichtig, dass die Würdigung gut geplant wird, damit an diesem Tag genügend Raum und Zeit besteht, um die verdienten Mitarbeitenden angemessen in den Ruhestand verabschieden zu können.

Und nach der Pensionierung?

Oft gehen die Mitarbeitenden nach der Pensionierung rasch vergessen – dabei können sie, auch wenn sie nicht mehr im Unternehmen arbeiten, weiterhin gute Botschafterinnen und Botschafter sein. Viele Unternehmen haben unterdessen institutionalisierte Pensionisten-Clubs, in denen sich ehemalige Mitarbeitende regelmässig treffen und austauschen können. Ein Besuch dieser Clubs durch aktive Mitarbeitende verstärkt die weiterdauernde Bindung zum Unternehmen, und wer weiss, vielleicht hilft das dann sogar in Einzelfällen dabei, dass ein Enkel oder eine Enkelin sich im «War of Talents» für das Unternehmen entscheidet.