Auf den ersten Blick mag es so erscheinen, als habe die Digitalisierung in der HR-Administration schon mit der Markteinführung von Excel im Jahre 1985 begonnen. Seitdem hat sich die Tabellenkalkulation in vielen Unternehmen als bevorzugtes Tool für den Datenaustausch etabliert. Vor allem Unternehmen mit überschaubarer Grösse haben daher auf die Implementation integrierter Systeme bislang verzichtet.
Auch die Erweiterungen von Administrativsystemen wie beispielsweise Buchhaltungssoftware oder Projektmanagementsysteme mit Funktionen für Lohnabrechnung oder Zeiterfassung konnten in der Regel die Bedürfnisse der HR-Abteilung nicht abdecken; ausserdem ist die Bedienung für die Mitarbeiter oft nicht hinreichend komfortabel.
Es wird geschätzt, dass 1.2 Millionen europäische KMU bis heute ihre Personalprozesse noch nicht digitalisiert haben.
Welche Vorteile bieten HCM-Systeme?
Zur durchgehenden Digitalisierung der HR-Administration bieten sich umfassende All-in-one-Systeme für jede Unternehmensgrösse und jedes Anspruchsniveau an. Diese sogenannten HCM-Systeme bringen viele Vorteile gegenüber Insellösungen mit, die an spezialisierte Softwareprodukte angedockt wurden. Das zeigt sich bereits bei den Benutzeroberflächen: Intuitive, auf mobiles Arbeiten ausgerichtete Screendesigns und Funktionen erlauben Zugriffe auf alle Personaldaten unter Berücksichtigung der aktuellen Datenschutz- und Cyber-Sicherheitsstandards wie Verschlüsselung. Die zentral – häufig in Clouds – gespeicherten Daten sind vor unberechtigten Zugriffen und unvorhergesehenen Serverausfällen bei weitem besser gesichert als jede Excel-Halde auf den meisten lokalen Servern. Mitarbeitende können im Selfservice Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Ferienstatistik oder Genehmigungen einholen, ohne dass hierfür irgendein E-Mail-Verkehr stattfinden und eine Excel-Liste konsultiert werden müsste.
Alle für verschiedene Zwecke erfassten Daten können über Berichte systematisch ausgewertet werden – auch hier unter Berücksichtigung von Anonymisierungsvorschriften des Datenschutzgesetzes. Aufgaben beispielsweise im Bewerbungsmanagement oder für die regelmässigen Mitarbeitergespräche werden von allen Beteiligten im System erledigt – Hauspostumschläge mit sensiblen Inhalten gehören damit der Vergangenheit an, ebenso Doppeleingaben von Daten.
Wodurch unterscheiden sich die Softwarelösungen auf dem Markt?
Technisch gesehen gibt es eine Unmenge möglicher Differenzierungsmerkmale zwischen HCM-Software-Produkten, und wer sich in diesem Thema auf Grundsatzdiskussionen mit IT-Verantwortlichen einlässt, macht unter Umständen bereits frühzeitig falsche Kompromisse. Interne IT-Verantwortliche wollen zurecht Aufwände für Schnittstellenpflege, Software-Maintenance und Nutzer-Support minimieren. Häufig werden auch Positionen vertreten, die dahin zielen, dass bereits bestehende Softwareumgebungen mit verfügbaren Modulen erweitert werden, anstatt unter Angeboten anderer Hersteller auszuwählen. Diese Art von Grundsatzdiskussion ist im ersten Schritt für HR-Verantwortliche meist wenig zielführend. Im Mittelpunkt stehen die Fragen: Welche Datenflüsse sollen mit den zugehörigen Prozessen durchgängig digitalisiert werden, welche Funktionen unterstützen die Unternehmensstrategie, welche Services sollen den Mitarbeitenden geboten werden? In einem solchen Zielszenario verbergen sich bereits erste Stolpersteine: Soll es mehr oder weniger Prozessvarianten als bisher geben oder genügt ein idealtypischer Standardprozess, wie ihn viele Softwareanbieter bereits implementiert haben? Grundsätzlich ist maximale Standardisierung kostengünstiger. Auf dieser Basis arbeiten viele SaaS-Konzepte (siehe Kasten).
Software as a Service – SaaS
SaaS-Lösungen werden über Webbrowser bedient. Die Software selbst ist auf externen Servern gehostet, sogenannten Clouds. Lizensiert wird in einem SaaS-Modell die Nutzung, nicht die Anschaffung des Programms. Für das lizensierende Unternehmen entfällt die Pflege der Installation und der zugehörigen Hard- und Softwareumgebung. Softwareupdates
werden zentral und für alle Kunden gleichermassen in der Cloud vorgenommen – zusammen mit allen Einrichtungen für die benötigte Infrastruktur und Sicherheitskonzepte. Damit werden unternehmensinterne Ressourcen für Systempflege minimiert, während die Software kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Ein Nachteil kann – je nach Produkt – darin bestehen, dass die genutzten Applikationen nicht an individuelle Anforderungen im Unternehmen angepasst werden können. Allerdings fliesst in die Weiterentwicklung der SaaS-Produkte die Nutzungserfahrung des gesamten Kundenstamms ein, wovon alle Lizenznehmer profitieren.
Die Angebote auf dem Markt unterscheiden sich teilweise in der Bandbreite der Kern- und Erweiterungsfunktionen. So gibt es etwa Produkte, die Module für die Personaleinsatzplanung, für einen Zeugnisgenerator oder für Personalentwicklung und Weiterbildung bieten. Sind diese Themen aufgrund der Unternehmensart oder -grösse nicht relevant, genügt es, Lösungen mit einfacher Basisfunktionalität zu evaluieren.
In der Schweiz ist die Swissdec-Zertifizierung relevant, mit der bescheinigt wird, dass die automatische Datenübertragung an die Sozialversicherungsinstitute gewährleistet ist. Manche Softwarelösungen sind bereits in eine revisionssichere, elektronische Archivlösung integriert. Ohne eine solche Lösung muss die Archivierung auch weiterhin in Papierform erfolgen, so wie dies in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) vorgeschrieben ist.
Eines der wichtigsten Kriterien für die erfolgreiche Einführung einer Software ist jedoch die Benutzerfreundlichkeit, die letztlich gewährleistet, dass die HR-Abteilung bei routinemässigen administrativen Anfragen und Aufgaben entlastet wird.
Soll die Lösung in mehreren Ländern eingesetzt werden, muss die Software neben einer entsprechenden Sprachversion die länderspezifischen Einstellungen für Sprache, Währung, Lohnausweise, Sozialversicherungsschnittstellen, Datenschutz und ggf. Revisionssicherheit (falls gewünscht) zur Verfügung stellen. Zudem muss es Funktionen geben, um Tochtergesellschaften und verschiedene Standorte zu erstellen, während Auswertungen standortübergreifend möglich sein sollten.
Welche Anbieter gibt es für Schweizer KMU?
Das Münchener Unternehmen kiwi-HR wendet sich vor allem an Unternehmen zwischen 10 bis 100 Mitarbeitern. Sein Angebot umfasst mit digitaler Personalakte, Abwesenheits- und Zeiterfassung, Unternehmenswiki, Spesenmanagement und vorbereitender Lohnbuchhaltung die relevantesten administrativen Aufwände. kiwi-HR ist vor allem auf den deutschsprachigen Raum, Frankreich und Grossbritannien ausgelegt, lässt sich aber weltweit anpassen. Geplant ist zudem ein Recruiting-Modul, um das Bewerbermanagement zu integrieren. Eine offene API (Programmierschnittstelle) erleichtert das Anbinden anderer Tools an kiwiHR. Vorhandene Schnittstellen umfassen die Collaboration-App Slack und die Recruiting-Tools Softgaden und Flatchr. Im Basispaket kostet die Lizenz 3.50 Euro pro Nutzer im Monat.
Ein weiteres Start-up aus der bayerischen Landeshauptstadt, Personio, wartet mit einem etwas breiteren Leistungsumfang als kiwi-HR auf, so gibt es zusätzlich Module zu Performance und
Feedback, elektronische Signatur und Workflow-Management. Das Lizenzmodell orientiert sich an den Anspruchsgruppen Essential, Professional und Enterprise. In der Beispielrechnung liegen die Kosten für das Basispaket in einem Unternehmen mit zwischen 101 und 150 Mitarbeitenden bei 6145 Euro pro Jahr. Die Software des noch jungen Unternehmens wird aktuell in über 80 Ländern bei inzwischen über 3000 Kunden eingesetzt. Derzeit werden Integrationen externer Tools wie Slack oder Teams vorangetrieben, um Workflows zu automatisieren.
HRWorks, einer der etabliertesten All-in-one-Anbieter, hat sich ebenfalls auf die deutschsprachigen Märkte in der Schweiz, Österreich und Deutschland fokussiert. Die Leistungen in der
Personalverwaltung umfassen über die bereits bei kiwi-HR und Personio genannten Funktionen hinaus Compliance-Management, Arbeitszeugnisse, eine Arbeitsmittelverwaltung, einen
Arbeitsvertragsgenerator, ein Skill-, Zeit- und umfassendes Reisemanagement sowie andere Funktionen. Die Benutzeroberfläche ist optisch etwas konservativer und komplexer. 6 Euro pro Nutzer und Monat (ab 20 Nutzer als Minimum) plus 20 Euro Grundgebühr und einmalige Setup-Kosten von insgesamt rund 2000 Euro müssen für die Lizenz mit allen Funktionen kalkuliert werden.
Ebenfalls robust und mit einem mächtigen Leistungsumfang tritt das Schweizer Unternehmen HR Suite auf. Es ist international mit seinen Lösungen vertreten und in der Schweiz Swissdec-zertifiziert. Angaben zu Preisen werden auf der Website nicht gemacht.
Weitere etablierte Lösungsanbieter sind unter anderen Workday, Sage HR und HR Campus Suite. Mit ihren umfassenden und anpassbaren Lösungspaketen wenden sich diese Unternehmen an grössere mittelständische Unternehmen.
