Best Practices für eine gesunde Meetingkultur

Meetings sind oft unverzichtbar, doch ihre Qualität entscheidet darüber, ob sie zu produktiven Ergebnissen führen oder wertvolle Zeit verschwenden. In diesem Artikel werden Best Practices vorgestellt, die helfen, eine gesunde Meetingkultur zu etablieren. Diese Praktiken sind nach dem Meeting-Lifecycle gegliedert: Vorbereitung, Findung, Durchführung und Nachbereitung.

Meetingvorbereitung: Fundierte Planung für effektive Meetings

• Klare Zielsetzungen: Jedes Meeting sollte mit einem klaren Zweck beginnen. Definieren Sie vorab, was erreicht werden soll, sei es eine Entscheidung, ein Informationsaustausch oder eine Problemlösung.
• Durchdachte Agenda: Eine detaillierte Agenda hilft, das Meeting strukturiert und zielorientiert zu gestalten. Bestimmen Sie die Reihenfolge der Themen nach ihrer Priorität und weisen Sie jedem Punkt ein Zeitfenster zu, um den Fokus zu wahren.
• Auswahl der Teilnehmenden: Laden Sie nur die Personen ein, die wirklich zum Thema beitragen können. Dies verhindert Überfüllung und stellt sicher, dass das Meeting effizient bleibt.
• Vorlaufzeit für die Vorbereitung: Versenden Sie die Agenda und relevante Materialien rechtzeitig vor dem Meeting, damit sich alle Teilnehmenden ausreichend vorbereiten können.

Meetingfindung: Der richtige Rahmen für jedes Meeting

• Geeigneter Zeitpunkt: Wählen Sie einen Zeitpunkt, der für alle Teilnehmenden passt, und vermeiden Sie Stunden, in denen die Konzentration typischerweise nachlässt (z.B. nach dem Mittagessen).
• Richtiges Format wählen: Entscheiden Sie, ob ein persönliches Treffen notwendig ist oder ob ein virtuelles Meeting ausreicht. In Zeiten von Remote-Arbeit können virtuelle Meetings Flexibilität bieten und Reisekosten sparen.
• Häufigkeit optimieren: Überlegen Sie, ob regelmässige Meetings tatsächlich nötig sind oder ob bestimmte Themen effizienter über andere Kommunikationskanäle behandelt werden können.

Meetingdurchführung: Moderation und Struktur als Erfolgsfaktoren

• Strenge Einhaltung der Agenda: Halten Sie sich während des Meetings strikt an die Agenda, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden und das Meeting nicht aus dem Ruder läuft.
• Effiziente Zeitnutzung: Setzen Sie für jeden Agendapunkt klare Zeitlimits und überwachen Sie die Zeit während des Meetings. Dies hilft, lange Diskussionen zu vermeiden und das Meeting im vorgesehenen Rahmen zu halten.
• Aktive Moderation: Der Moderator spielt eine entscheidende Rolle. Er oder sie sollte dafür sorgen, dass alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich einzubringen, und gleichzeitig die Diskussionen auf das Ziel ausgerichtet bleiben.
• Visuelle Unterstützung: Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen oder Whiteboards, um komplexe Themen anschaulich darzustellen und die Diskussion zu unterstützen.

Meetingnachbereitung: Sicherstellen, dass Ergebnisse umgesetzt werden

• Protokollierung: Erfassen Sie die wichtigsten Ergebnisse des Meetings, einschliesslich der getroffenen Entscheidungen, vereinbarten Massnahmen und Verantwortlichkeiten. Ein schriftliches Protokoll sorgt für Klarheit und dient als Referenz für die Nachbereitung.
• Verantwortlichkeiten festlegen: Stellen Sie sicher, dass jede beschlossene Massnahme einer Person zugewiesen wird, die für deren Umsetzung verantwortlich ist. Klare Zuweisungen verhindern Missverständnisse und gewährleisten, dass Massnahmen auch tatsächlich umgesetzt werden.
• Nachverfolgung: Setzen Sie regelmässige Check-ins an, um den Fortschritt der besprochenen Massnahmen zu überwachen. Dies stellt sicher, dass die im Meeting beschlossenen Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

Durch die Anwendung dieser Best Practices in jeder Phase des Meeting-Lifecycles können Unternehmen eine gesunde Meetingkultur etablieren, die Meetings produktiver, effizienter und zielgerichteter macht. Eine gut gestaltete Meetingkultur fördert nicht nur die Qualität der Meetings selbst, sondern trägt auch zur allgemeinen Zufriedenheit und Produktivität im Unternehmen bei. Indem Führungskräfte und Teams diese Praktiken bewusst umsetzen, werden Meetings zu einem wertvollen Instrument, um Ziele effektiv zu erreichen.