Den digitalen Weg konsequent weitergehen

Benjamin Haldimann

Leiter Standardisierung, Swissdec

Benjamin Haldimann, viele Arbeitgeber, darunter auch Pensionskassen, haben eigene Portale entwickelt oder eingekauft, um mit ihren Kunden zu kommunizieren. Was halten Sie von solchen Portalen?

Portale haben aus Sicht der Anbieter sicherlich ihre Berechtigung. Es spricht nichts dagegen, dass ein Anbieter, ob Arbeitgeber oder Pensionskasse, seinen Kunden mit einem Portal verschiedene Funktionen zur Verfügung stellt. In der Praxis sind solche Portale ein Gewinn, um aus seiner Sicht transparent die wichtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Für die Kunden bedeuten sie hingegen Mehrarbeit und es ist oft mühsam, sich mit vielen verschiedenen Portalen auseinanderzusetzen und die Daten immer wieder neu abzutippen. Die Portale sind eine einseitige Digitalisierung und beinhalten naturgemäss einen Medienbruch. Sie unterstützen somit keine vollständige Automatisierung, sondern dienen der Informationsgestaltung.

Gibt es eine Lösung dieses Problems?

Ja. Das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM von Swissdec setzt auf die medienbruchfreie digitale Kommunikation zwischen den Lohnprogrammen der Unternehmen und den Empfängerorganisationen, wie den BVG-Stiftungen. Dadurch profitieren sowohl die Kunden als auch die Anbieter, da die Prozesse vollständig automatisiert werden können. Niemand muss die Daten nochmals abtippen. Swissdec fördert die Maschinen-zu-Maschinen-Kommunikation und zertifiziert Lohnprogramme.

Wie funktioniert ELM?

ELM ermöglicht die standardisierte, vereinfachte und komplett elektronische Deklaration der Lohndaten an Versicherungen und Behörden – direkt und medienbruchfrei aus einem Swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltungssystem. Mit einem Klick können die Daten sicher und datenschutzkonform an alle berechtigten Empfänger übermittelt werden. Das vereinfacht die Arbeit für die Unternehmen erheblich und bietet auch den Empfängern einen Mehrwert, da sie qualitativ hochwertige Daten erhalten. Ziel ist es, dass die Unternehmen nicht mehrfach dieselben Angaben machen müssen – für die Ausgleichskassen, Versicherungen, Steuerämter, das Bundesamt für Statistik und Pensionskassen.

Wo stehen die Pensionskassen auf dem Weg der Digitalisierung?

Wir nahmen die Pensionskassen bisher als sehr zurückhaltend wahr, wenn es um die Digitalisierung ging. In den letzten Monaten ist aber viel Bewegung in die Thematik reingekommen. Mit der Gründung der Vereine eBVG und bvg-digital sowie dem Ausbau des BVG-Teils in ELM für die digitale Kommunikation zwischen Unternehmen und Stiftungen wurde ein grosser Schritt in die richtige Richtung gemacht. Diesen Weg der Digitalisierung gilt es konsequent weiterzugehen. Die Stiftungen müssen die Standards in ihren Systemen umsetzen und den digitalen Kanal anbieten.

Nicht überall klappt die Digitalisierung so reibungslos wie bei Ihrem Vorzeigeprojekt ELM. Wo sehen Sie die grössten Herausforderungen?

Damit ein Standard erfolgreich und den Anforderungen aller Akteure gerecht wird, müssen diese den Standard gemeinsam erarbeiten, definieren und stetig weiterentwickeln. Nur so funktioniert es. Zudem müssen die Standards durch Fachleute gemeinsam mit den IT-Technikern und den Datenschutzspezialisten entwickelt werden. Das ist das Erfolgsrezept von Swissdec.

Wie wird dem Datenschutz Rechnung getragen?

Lohndaten sind sehr sensibel. Bei den Standardisierungsprozessen von Swissdec haben die Datensicherheit und der Datenschutz einen sehr hohen Stellenwert. Wie bereits erwähnt, binden wir unsere Datenschutzberaterin auch von Beginn weg ein. Ein Standard, der auf gesetzlichen und vertraglichen Grundlagen aufbaut, wird automatisch die Einhaltung des Datenschutzes gewährleisten. Zudem sichert Swissdec den Transport mit doppelter Verschlüsselung ab. Unser Distributor weiss genau, welche Daten er an welchen Empfänger weiterleiten darf. Alle anderen Daten werden herausgefiltert und gelöscht.

Welche Vorteile eines Standards sehen Sie für Arbeitgeber?

Es wird einfacher. Der Lohnstandard (ELM) ermöglicht unter anderem, Ein- und Austrittsmeldungen von Mitarbeitenden, Änderungen von Lohn- und Beschäftigungsgrad, Adressänderungen und vieles mehr mit einem Klick medienbruchfrei aus dem Lohnprogramm zu übermitteln. Es braucht kein Abtippen mehr und keinen Versand von Papier. ELM löst dieses Problem und Swissdec kümmert sich um den sicheren und medienbruchfreien Transport der Daten.

Wozu braucht es eine Zertifizierung?

Dank der Swissdec-Zertifizierung wird die Qualität der zu liefernden Daten bereits im Lohnprogramm sichergestellt. Die Zertifizierung umfasst die fachliche Korrektheit der Berechnungen sowie die technische, medienbruchfreie Übermittlungstechnologie. Es entstehen keine Fehler bei der Übermittlung von Daten, da diese nicht erneut abgetippt werden müssen. Arbeitgeber können ihren administrativen Aufwand reduzieren und die Pensionskassen können dank der hohen Qualität der strukturierten Daten die Verarbeitung vollautomatisch abwickeln. Korrekte Beitragsabrechnungen können erstellt und den Arbeitgebern noch schneller zugestellt werden.

Was haben die Mitarbeitenden davon, wenn dieser Prozess automatisch läuft?

Die Auskunftsbereitschaft steigt. Die Prozessgeschwindigkeit wird erhöht und die Datenqualität verbessert sich. Alle diese Punkte steigern das Vertrauen in die Pensionskasse. Alle Akteure profitieren nachweislich vom ELM.