Organisation im Schichtbetrieb

Frau Bongetta, Sie arbeiten im Gesundheitswesen in einem stark regulierten Umfeld. Wie gehen Sie mit dem Thema Flexibilität im Klinikalltag um?

Pflege, Therapie und medizinische Leistungen finden am Patienten statt. Das lässt sich nicht ins Homeoffice verlagern. Wenn man diesen Beruf wählt, weiss man grundsätzlich, dass man in einem Schichtsystem arbeitet und auch an Wochenenden oder Feiertagen im Einsatz ist. Unsere Aufgabe ist es, die Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass sie für die Mitarbeitenden gut tragbar sind. Entscheidend ist dabei eine verlässliche Arbeitsplanung. Mitarbeitende müssen frühzeitig wissen, wann sie arbeiten, sie müssen ihre Frei-Wünsche einbringen können und dürfen nicht ständig aus dem Frei geholt werden.

Wie stellen Sie diese Verlässlichkeit sicher, obwohl kurzfristige Ausfälle zum Alltag gehören?

Wir haben einen klar definierten Ablauf, wenn jemand ausfällt. Zuerst prüfen wir, ob wir uns intern umorganisieren können. Danach schauen wir, ob andere Abteilungen unterstützen können. Wenn das nicht reicht, greifen wir auf unsere Flex-Teams zurück. Das sind Mitarbeitende im Stundenlohn, die bewusst keinen fixen Dienstplan haben und selbst entscheiden, ob sie Einsätze übernehmen. Diese Teams sind teilweise sehr gross und decken verschiedene Funktionen ab. Erst wenn auch dort niemand verfügbar ist, kontaktieren wir festangestellte Mitarbeitende im Frei. Das ist immer die letzte Option, und das wissen auch alle.

Was bedeutet dies für die Unternehmenskultur?

Kooperation ist zentral. Wir haben Patienten, die betreut werden müssen, unabhängig davon, auf welcher Abteilung sie liegen. Deshalb fördern wir bewusst eine Kultur, in der sich alle gegenseitig unterstützen und eng zusammenarbeiten. Diese bereichsübergreifende Zusammenarbeit ist Teil unserer Unternehmenskultur und wird aktiv eingefordert und vorgelebt.

Ob das gelingt, hängt stark von den Führungspersonen ab. Ihre Haltung prägt das Verhalten im Team und damit auch die gelebte Kultur. Ich arbeite viel über Einbindung und Austausch, erkläre Entscheidungen und versuche, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu verstehen. Entscheidungen sollen gemeinsam getragen werden. Gleichzeitig entwickeln wir viele Führungskräfte intern, rund 80 Prozent kommen aus den eigenen Reihen.

Welche weiteren Faktoren fördern Flexibilität im Arbeitsalltag?

Wir setzen auf verschiedene Hebel. Dazu gehören Entwicklungsmöglichkeiten in unterschiedliche Richtungen, sei es fachlich, pädagogisch oder in Richtung Führung. Gleichzeitig akzeptieren wir auch, wenn jemand keine zusätzliche Verantwortung übernehmen möchte.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Flexibilität bei den Pensen. Wir versuchen, für jedes gewünschte Arbeitspensum eine Lösung zu finden, auch bei sehr kleinen Beschäftigungsgraden. Dabei berücksichtigen wir unterschiedliche Lebensphasen und ermöglichen auch, später wieder mehr zu arbeiten.

Zusätzlich ermöglichen wir unbezahlte Urlaube, auch über längere Zeiträume. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende danach wieder zurückkehren können und sich nicht erneut bewerben müssen. So bleibt die Verbindung zum Unternehmen bestehen, und der berufliche Anschluss geht nicht verloren. Eng damit verbunden ist die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Wir bieten Kinderbetreuung, Stillräume und Rückzugsmöglichkeiten an und pflegen eine Kultur, die Verständnis für individuelle Lebenssituationen zeigt.

Gleichzeitig sind Fairness und Transparenz zentral bei Schichtarbeit. Alle Mitarbeitenden müssen gleich ­behandelt werden, etwa bei Frei-­Wünschen oder Schichtverteilungen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Möglichkeit, Schichten unkompliziert zu tauschen.

Wer arbeitet in Ihren Flex-Teams?

Das sind häufig Mitarbeitende, die bereits in der Klinik tätig sind, aber keine festen Arbeitspläne mehr möchten. Sie befinden sich oft in besonderen Lebenssituationen, etwa durch ­Familie oder Pflegeverantwortung. Gleichzeitig gibt es auch Personen mit kürzeren Ausbildungen, etwa aus SRK-Kursen (Kurse des Schweizerischen Roten Kreuzes), die so einen Einstieg finden. Diese Mitarbeitenden werden bei uns angestellt, weiterentwickelt und sind vollständig in die Organisation integriert. Sie sind sozial in die Teams eingebunden und werden auch zu Firmenanlässen eingeladen, damit sie Teil der Gemeinschaft bleiben.

Wie funktioniert der Schichttausch in der Praxis?

Mitarbeitende sehen ihre Dienstpläne und suchen selbständig nach Tauschmöglichkeiten im Team. Die Vorgesetzten prüfen dann die arbeitsrechtlichen Vorgaben, etwa Ruhezeiten, und passen den Plan entsprechend an. Eine automatisierte Lösung, die diese Prüfung übernimmt, wäre sehr hilfreich, ist aber noch nicht vollständig ausgereift.

Welche Rolle könnte Technologie künftig spielen?

Idealerweise könnten digitale Lösungen automatisch prüfen, ob Schichtwechsel zulässig sind. Darüber hinaus wäre es interessant, Daten zur Gesundheit zu nutzen, um belastende Muster zu erkennen und die Planung entsprechend anzupassen. So könnte man besonders belastete Mitarbeitende frühzeitiger entlasten.

Gibt es Ansätze, die sich nicht bewährt haben?

Wir haben versucht, Dienstpläne durch Teams vollständig selbst erstellen zu lassen. Das hat nicht funktioniert. Der Aufwand und die Komplexität waren deutlich höher als bei einer zentralen Planung durch Führungskräfte.

Wie binden Sie Mitarbeitende systematisch in Verbesserungen ein?

Wir haben Formate geschaffen, in denen Mitarbeitende ihre Perspektiven strukturiert einbringen können. Ein zentrales Element ist unser «Blind Spot Festival», das mehrmals pro Jahr stattfindet. Dabei kommen Mitarbeitende aus allen Bereichen zusammen und arbeiten in wechselnden Kleingruppen von ca. sechs bis zehn Personen an einer Reihe unterschiedlicher Themen-Tische. An diesen Stationen werden konkrete Themen vorgestellt, zu denen die Teilnehmenden ihre Erfahrungen, Einschätzungen und Verbesserungsvorschläge einbringen.

Die Gruppen rotieren zwischen den Tischen, so dass möglichst viele Perspektiven zusammenkommen und sichtbar werden. Die Diskussionen sind bewusst offen gestaltet: Neben den vorgegebenen Themen gibt es auch Raum für Anliegen aus dem Arbeitsalltag. Zudem existiert jeweils ein eigener Tisch für Themen, die nicht auf der offiziellen Agenda stehen. Also ein sogenannter «Freestyle-Tisch».

Alle Rückmeldungen werden systematisch dokumentiert, gebündelt und anschliessend weiterbearbeitet. Ziel ist es, konkrete Massnahmen abzuleiten und gleichzeitig ein besseres Verständnis für die Herausforderungen im Alltag zu gewinnen.

Was ist Ihr persönliches Fazit zum Thema Flexibilität im Schichtbetrieb?

Die grundlegenden Herausforderungen haben sich über die Jahre kaum verändert. Schichtarbeit bleibt Schichtarbeit. Entscheidend ist, im Gespräch zu bleiben und kontinuierlich an Lösungen zu arbeiten, die für die Mitarbeitenden funktionieren.